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Administration Générale
Le service Administration générale
Les missions du service
Le service Administration générale accompagne les agents et sécurise le fonctionnement administratif de la collectivité, de l’accueil des usagers à la préparation des assemblées.
Accueil
Accueille, informe et oriente les usagers, aussi bien par téléphone que physiquement..
Courrier
Enregistre et distribue le courrier entrant, puis prépare l’affranchissement des courriers sortants.
Assurances
Gère les contrats d’assurance de la collectivité et assure le suivi des déclarations de sinistres.
Achats publics
Sécurise les achats de fournitures, de prestations et de travaux, et conseille les services.
Archives
Organise le suivi des archives et accompagne les agents dans la recherche des documents conservés.
Assemblées
Prépare les assemblées et assure la rédaction, le contrôle et la transmission des actes administratifs.
Trombinoscope du service
Identifiez les interlocuteurs de l'Administration Générale et trouvez rapidement la bonne personne selon votre besoin.
FAQ
Vos questions fréquentes
Comment préparer et envoyer un courrier ?
Utilisez le modèle de courrier disponible dans :
M:\TRANSVERSAL\RESSOURCES_INTERNES\MODELES_GABARITS_LOGOS\MODELES COURRIERS ET DOCS
Le fichier permettant de numéroter le courrier est disponible dans :
M:\TRANSVERSAL\RESSOURCES_INTERNES\PROCEDURES\DEPART_COURRIER
Comment envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception ?
Des bordereaux de recommandé sont disponibles à l’accueil.
Indiquez sur le courrier la mention « LR/AR n° » suivie du numéro du bordereau. Complétez le bordereau, ajoutez vos initiales, puis déposez le courrier, son enveloppe et le bordereau dans la bannette « Départ courrier » située à l’accueil.
Comment présenter un dossier en Bureau ou en Conseil communautaire ?
Connectez-vous à l’application ADEL, puis complétez la fiche, le rapport et le projet de délibération correspondant à votre dossier.
Où trouver des fournitures administratives ?
Des fournitures courantes sont disponibles :
• au Moulin de Blanchardeau, dans les placards du fond de la salle de repro située derrière l’accueil ;
• au 31 rue de la Gare, à l’étage, dans les placards situés entre le copieur et la salle d’archives.
Pour un besoin particulier, contactez Vanessa Hervé à l’adresse vanessa.herve@leffarmor.fr.
Comment rechercher un ancien document dans les archives ?
Consultez les répertoires disponibles dans :
M:\TRANSVERSAL\RESSOURCES_INTERNES\ARCHIVAGE
Repérez le lieu de conservation du document, Lanvollon ou Châtelaudren, ainsi que la référence de la boîte.
À Lanvollon, la clé de la salle d’archives est disponible à l’accueil. À Châtelaudren, elle se trouve dans la boîte à clés du rez-de-chaussée, près de la salle de pause.
Comment acheter un bien, une prestation ou faire réaliser des travaux ?
La procédure dépend de la nature de l’achat et du montant prévisionnel de la dépense.
Avant d’engager la commande, contactez le service Marchés à l’adresse marches@leffarmor.fr afin d’obtenir une réponse adaptée à votre besoin.
Comment déclarer un sinistre avec un véhicule appartenant à LAC ou au CIAS ?
Complétez le formulaire « Déclaration de sinistre » disponible sur l’intranet.
Joignez le constat amiable, les photographies, le permis de conduire et, lorsque cela est nécessaire, le procès-verbal de dépôt de plainte.
Transmettez l’ensemble des documents en un seul envoi à assurance@leffarmor.fr dans un délai de 48 heures.
Comment déclarer un sinistre avec mon véhicule personnel utilisé pour une mission ?
Complétez le formulaire « Déclaration de sinistre » disponible sur l’intranet.
Joignez le constat amiable, les photographies, une attestation de mission signée par votre responsable, votre permis de conduire et la carte grise du véhicule.
Transmettez l’ensemble des documents en un seul envoi à assurance@leffarmor.fr dans un délai de 48 heures.
Adel
Préparer les assemblées et rédiger les rapports, délibérations, décisions et autres actes administratifs.
